Writing is not an easy task,一位优秀的作者总是发现连写满一页纸都是一件困难的事,因为每句字词的组织都花费心力、每个语气都须反复斟酌。词汇、语法和风格的正确性是基础,但还有更多是超越这些基础之外的,比如say what you think and reach for the best word。

写作是输出,它已经相距思想跳跃了一步。一位思想者可能不是一位优秀的写作者,正如孔子、苏格拉底的思想都须他们的学生记录。A good writer is a writer who does not say more than he thinks:他/她能用最熟悉简单的语言,最精确地传递思想,没有歧义,也没有冗长拖沓,段落干净整洁,读来流畅自然。一位优秀的作者也不会过分使用时髦的词语(overuse of vogue words),这就像一位摩托车手不会时刻按新装上的喇叭一样,因为时髦的词语通常总与深邃的思想相矛盾,也可能只折射出骄傲自大(pretentiousness),它会削弱对内容的把握。

细节总是competent (有能力的)writer 注意的,他们会检视写下的内容,看自己作为读者能否理解自己全部想要说的,同时也看内容是否完整、是一个整体。他们有时会联想、会发明,甚至有时候写出的东西跳出了原先的预期,边写就边自行发展了,这也就是“the book writes itself”的境界。当然,他们也懂得叙述展开与清楚明了的界限,能够将最难理解的部分用最简单的文字表达,也不会让不该出现的思绪不知不觉地渗透到字里行间(sifting in unnoticed),和差的作者相比,他们的突出点在于是思想的控制者、组织者,sorting it out later而不是任其泛滥。最后,他们是采编、编辑(editor)们良好的合作者——只有差的作者才总会坚持他们的作品是神圣不可侵犯的(inviolable),优秀的作者自然有能力将思想换成几种文字表达叙述。

以上是成为一个good writer的general tips。然而具体到商业写作又有具体的要求,简而言之就是4Cs:Be clear, concise, considerate(慎重的), and correct.

首先是尽量站在读者的角度。相比散文、小说可能有有意为之的独白铺陈,商业写作首要就是以对方的需求和态度为导向:Instead of saying “I have requested that your order be sent out today”, “you will receive your order by Wednesday” is much better. 并且,切记要直入主题、不要有毫无意义的语法堆砌。商业写作和学术写作、行政写作很大的不同在于,后两者喜欢用动词的名词性形式,翻译过来可能对应“…的落实、贯彻”,“…性”,“…主义”,为了知识的累积和显得正式,商业写作强调“是什么”、“怎样做”的执行力,就像“the implementation of the new marketing campaign will begin on June 1”和“the new marketing campaign will begin on June 1”的区别,后者读来要明快得多。同理,商业写作也要尽可能地用主动时态,这和学术写作常见用被动时态不同,后者表达礼貌、谨慎和规范,而前者则more direct, more concise and often, easier to understand.

Cut unnecessary phrases but don’t leave out key words(to leave out:遗漏):写之前首先问自己你要说什么,然后写出最简单的句子,可能就是主谓宾结构,或者是动词开始的祈使句,然后视情况加上“please”或“thank you”在句末,以保留友善的态度即可。比方说:

  • Thank you very much for organizing last Thursday’s open house.

(祈使句:非常感谢您组织上周四的开放参观日。Open house:开放日、家庭招待会)

  • Unlocking the storage shed is the first step.

(动名词短语做主语:开启库房是第一步。Storage shed:仓库)

  • Please send me the jargon report before you head home.

(祈使句:请在您回家前寄给我一份术语报告。Jargon:行话;head home:回家)

  • I have enclosed a copy of the deed.

(主谓宾结构:我已附上一份契约副本。To enclose:包含;deed:行动、契据)

以上为商业写作的叙述方法和态度,可以记下句法结构今后模仿。

和general tips相同,商业写作也切记不要用过多所谓的流行词汇,because they tend to wear out their welcome fast(wear out:本意为穿破,通常指磨损、用旧、过时);也不要在名词前加过多的限定、形容。你可以分几个句子来阐述这些限定,而若要引用学术期刊的语言也尽可能先自己改写一下。

最后就是proofread(校对,和read的分词变化遵循相同原则)以保证意义传达的正确性,尤其检查和动词连用以表达特定意义的介词性短语,比如“leave words”和“leave out words”意义就完全不同,前者是“留下话”,后者是“遗漏话”。

 

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