在作好谈判前思路上的准备后就可以开始草拟(to draft)合同了——首先要保证文件(document)本身的整洁和专业(neat and professional),不要包含任何违法(illegal)和无意义(nonsensical, nonsense的名词)的条款。

第一份草稿对你来说总是拟得很理想的(ideal),但也要兼顾到现实层面(to be realistic)—不要写上一些让人很无语的价格(直接导致对方起身走人那种);把事先已经同意了的条款写上比如合同周期等。可以找律所(代理人、attorney)提供一个“骨架”合同(‘skeleton’ contract),这样就可以直接填上只针对于(specific to)本次谈判的内容。

一些网站上也会放上可供免费下载的模板,但大家要仔细辨别——有一些是学生未成型的“作品”,而有一些网站本身就是没有诚信、以盗取他人劳动成果且以牺牲质量为代价运营的,大家要仔细斟酌——总而言之,合同是关乎到你和你所在组织的切身利益的,一时的懒惰只会在之后带来更多的麻烦。

将draft递给另一方供其添加评论和意见(review and comment)。告诉他们这是你的初稿、只是一个开头——希望他们修改,但要注意控制修改的时间(Give the other party a deadline)。这个过程中可能来回反复多次、是正常的,你要做的是时刻把握好之前提到的谈判策略,分清你的priority是什么,而不至于改到后面糊里糊涂地同意了一些对你来说并不是最优利益(not in your best interest)的条款。

而对于修改过程本身,如果习惯用一些文字处理软件(word processing software)比如Microsoft Word,就可以通过审阅——添加批注的方法双方来回传输修改意见。如果习惯手写(to handwrite),就把底稿打印出来,加上批注后扫描或邮寄回去。笔者在这里推荐前者,因为是一种比较环保的方法。

在这些结束之后就可以schedule一个时间段进行面对面(face to face、in-person)的或电话的谈判了。这时就是集中力气解决那些无法达成一致的条款的时候了。可以将那些对你来说不太重要的条款作为杠杆(as leverage)来换取对方对于另一些相对重要的条款的妥协。比方说在用人单位与员工谈到入职一段时间后需要调整工作岗位的问题上时(如果合同中有相应的条款约束),你可以通过绩效保持不变作为留在原岗位的条件,如果你非常热爱你的本职工作而新岗位可预计绩效的涨幅对你的实际生活来说并没有多大的帮助。

保持镇定(Remain calm and composed),即使谈判过程再“炙手可热”。永远记得你想获得的最终结果是什么(Keep your end goal in mind)。不要让过早的骄傲和自负冲昏你的头脑——谁笑到最后谁才笑得最好(who laughs the last laughs the best)。

  • 准备好用于签名的合同最终版(prepare a clean version of contract for signature):通读一遍(read through)以保证所有条款和意见都讨论完全了(all comments are cleared form the document)
  • 确保所有当事方都签上名——这在当合同关系破裂需要诉诸法庭调解时是非常有用的。代表business署名的自然人必须是获得授权真能代表它的(Make sure the person signing on behalf of the company is authorized to do so)
  • 电子版签名在有些情况下是被允许的(It is permissible to use digital/electronic signatures in some circumstances),但要事先了解该合同生效的地区的相关法律规定才行
  • 最好保留几份签好的合同:复印并扫描存档,原件一定要锁到一个安全的地方,最好是防火的保险柜里(fireproof safe)
  • 记录好合同的到期日、需要更新的时间(expiration and renewal dates)等以及时解约、更新:在一些所涉资金周转量非常大的行业里有专门的合同管理专业,就是为了应对当合同量本身也非常大时,如何与所在公司其他部门配合,使合同的更改不至于影响公司的正常运转。

Tips(也是强调):

如果在谈判过程中遇到一些不确定因素或困惑(confusion),或者担心因谈判经验不足容易被对方误导,那么还是找一些专业的律所咨询一下——这也是这个行业兴起的原因所在——要相信他们的存在价值与合理引导;对于长期的合作伙伴,不必一开始就把合同弄得非常理想——给彼此一定的成长和磨合空间,这样长期合作才会愉快。

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