商务沟通——你,真的专业么?(如何发邮件)

441

当你被Email淹没的时候(when you are overloaded by emails)一定想过,如何从“浩如烟海”的邮件中获得解脱。要确保你的商务邮件信息获得有效的传达,一定要做到内容清楚、简洁(concise)和可执行(actionable/executable)。除此以外邮件的格式也很重要-好的格式会在不影响邮件专业性(to maintain emails’ professional presence)的前提下帮助读者筛选出重要信息。以下是撰写商业邮件的几大注意事项:

1、保持专业的语调

直接不是错(To be straightforward is good),但请别将情绪和非正式(informal)语言带入邮件中,也尽量避免缩写(contractions such as <He’s> for <He is>)和简写(abbreviations such as <CQ> for <Chongqing> )。但其实关于一封邮件表述是否正式,是仁者见仁、智者见智的。请看以下例子:

Original:

Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!

这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴也不能这么说,更何况还出现了诸如<ya>这样替代<you>的口语化表达——是很不专业的。

After reedited:

Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.

但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化(work culture):如果是整个环境里都接受的、约定俗成的写作,也可能无妨。但还是要守住底线:不要用缩写、简写,尽量使用完整句子,不要有语法错误。当然更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把名字、头衔写错。

2、校对你的邮件内容(Proofread is really important)

校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生,还包括检查标点符号,排除全部大写的情况除非——发出Email的一方是你老板或是拥有其他senior一点身份的人。笔者就曾经遇到过这样的情况:批改作业的是英国人也是个长辈,他的评语就采用了全部大写的方式——一开始拿到时完全让人受不了-就像是看到他当面在对着你咆哮一样,但当事后从别处了解到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。所以,了解对方的文化背景甚至生活习惯也是很重要的——它可以避免一些误解(misunderstandings)发生。

最后如果一封邮件要发给很多人(a large number of people),那么最好找几个人校对比较好。

3、把握邮件的开头语(问候:greetings)和结尾(closings)

问候最好简洁正式。根据对话发生的背景(context)选择是否要称呼对方的名字。如果对方是一个商业主体或是一个并不特指的人(unspecified person),那么名字就可以省了。以下是一些例子:

Good afternoon,

Greetings,

Dear Dr. Smith

Mrs. Clinton

此外一个恰当的结尾(an appropriate closing)总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾(to imply the email has come to an end)。惯常的结尾包括:Best Wishes、Sincerely等,另外还有以下这些:

I look forward to your response.

I hope to hear from you soon.

Thank you for your time.

那么回到之前买蛇的那封,可能结尾是Thank you for your attention to this matter就是恰当的。

4、署上你的名字

签名非常重要:在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名,可以根据自己的喜好进行调整(be customized to your liking)。但请记住无论你是什么样的职位和身份,对外发出去的邮件都会或多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位,所以设定签名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子:

I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.

——这是一个做前台和event coordination的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受到TA的热情(as soon as I can after that),而且行文也很简洁。

I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.

Kind regards

Kate

——这是一个与外国政府机关工作人员(当时的)对接项目时的回邮。大家可以同样从字里行间体会到政府机关工作人员(不分国籍的)所应有的态度(相比前一条):庄重(Kind regards)、权威(be out of the office、respond to…on my return)。

最后,单就名字的正式性排序有如下标准:

Dr. Jane Smith (most formal)

Dr. Smith (slightly less formal)

Jane Smith (somewhat informal)

Jane (informal)

5、联系方式的加入

如果你想对方通过传真(fax)、手机号(phone number)、地址(address)或网站找到你,那么也可以把这些信息加入到你的定制(customized)签名中。以下是笔者曾采用过的签名:

Meteor (LIANG, Xing)

Creative Designer (MA)

|Newcastle University upon Tyne

|INTO Higher

|PKU

Call: 00447754285696

Website: http://www.newcastlecastle.co.uk 

Email: xxxxxxx@gmail.com ; xxxxxxxxx@outlook.com

想了解更多商务英语知识么。关注乐知小站商务英语频道吧~

阅读+开口说才能学好英语,马上去演练!